Dedutibilidade tributária não depende apenas da existência de um desembolso

O Acórdão 1004-000.399, julgado em 24 de abril 2026, é especialmente relevante porque mostra que a dedutibilidade tributária não depende apenas da existência de um desembolso. No lucro real, o que importa é a combinação entre prova documental suficiente, correta qualificação jurídica da despesa e momento adequado de reconhecimento. O caso é didático justamente porque o CARF separa, com bastante precisão, o que é despesa comprovada e defensável daquilo que é apenas lançamento contábil sem lastro bastante para fins fiscais.

Nas despesas não comprovadas, a manutenção da glosa foi sustentada porque a empresa, intimada a esclarecer o lançamento de R$ 902.398,96 como vendas canceladas, devoluções e descontos incondicionais, apresentou apenas documentos internos. O ponto decisivo aqui não é a inexistência abstrata do fato, mas a insuficiência da prova: documentos internos, isoladamente, não encerram a demonstração da materialidade da dedução quando não vêm acompanhados de explicação consistente, nexo com a operação e documentação externa mínima que permita reconstituir a operação com segurança. Em termos de fiscalização, o CARF exige mais do que uma narrativa contábil; exige rastreabilidade.

Nas multas de ofício, o acórdão reafirma um entendimento clássico, mas muito importante para a governança tributária: penalidade fiscal com natureza punitiva é indedutível. O simples fato de a multa ter sido posteriormente reduzida em razão de parcelamento não altera sua natureza jurídica. A redução econômica do valor pago não transforma a multa em despesa compensatória. Aqui, o ponto central é técnico: o CARF observa a causa jurídica da despesa, e não apenas seu valor final. Por isso, multas de ofício permanecem fora da apuração do lucro real, nos termos do art. 344, §5º, do RIR/99.

Nas chamadas multas não incorridas, o raciocínio é ainda mais interessante. A empresa havia apropriado, em 31/12/2009, valores relativos a multas sobre PIS e COFINS, embora não houvesse recolhimento dessas contribuições, nem declaração em DCTF, nem inclusão desses períodos em parcelamento. O CARF entendeu que isso não configurava despesa efetivamente incorrida, mas provisão para contingência futura, e provisão não autorizada pela legislação tributária não é dedutível, à luz do art. 13, I, da Lei 9.249/95. Em termos práticos, o acórdão reforça uma distinção muito sensível: contabilmente, a empresa pode reconhecer risco; fiscalmente, isso não significa que a despesa já exista para fins de dedução.

O único ponto revertido foi o dos honorários advocatícios, e esse trecho merece atenção especial. O CARF reconheceu a dedutibilidade porque havia um conjunto probatório robusto: contrato formal com objeto determinado, efetiva prestação do serviço, trânsito em julgado favorável, benefício econômico concreto e mensurável, emissão de notas fiscais, vínculo com a atividade-fim da empresa e proporcionalidade entre honorários e proveito obtido.

O acórdão ainda enfrentou um detalhe decisivo: a controvérsia não era apenas sobre a existência da ação judicial, mas sobre o momento em que a obrigação de pagar os honorários se aperfeiçoou.

A conclusão foi que o provimento judicial favorável, já consolidado em 2007, e o benefício econômico apurado — inclusive com estudo técnico da FGV — bastavam para sustentar a despesa nos exercícios autuados. Ou seja, não se tratava de contratação genérica ou de despesa dissociada do negócio, mas de desembolso vinculado à própria preservação do equilíbrio econômico-financeiro da atividade da empresa.

O aspecto mais relevante do caso é que o CARF não decidiu por aparência. Ele decidiu por prova, enquadramento jurídico e coerência temporal. Para gestores, contadores e áreas de compliance, a mensagem é bastante clara: a dedução fiscal não nasce do lançamento contábil; nasce da capacidade de demonstrar, com precisão, o fato gerador, a natureza da despesa e o momento em que ela efetivamente se constituiu.